El nuevo régimen de IVA del comercio electrónico. Es hora de revisar los flujos y la tecnología de su negocio

La existencia de una nueva regulación europea del IVA del comercio electrónico, que se aplicará desde el próximo 1 de julio, es un tema recurrente no solo en las publicaciones especializadas sino en los medios cotidianos. Esto puede explicarse fácilmente por el hecho de que, en mayor o menor grado, las nuevas reglas tendrán implicaciones para la mayoría de las empresas.

De hecho, como resultado de la democratización de la tecnología y la consolidación de plataformas de distribución en línea y otras alternativas de comercio electrónico, no es raro que pequeñas y medianas empresas de todos los sectores de actividad operen ahora a nivel internacional y global, teniendo que afrontar por tanto la complejidad derivada de tal operativa.

Sin perjuicio de que puedan existir menciones a aspectos concretos del mismo, el objetivo de estas líneas no es resumir el contenido de la regulación europea del nuevo régimen, a saber: Directivas del Consejo 2017/2455 y 2019/1995 (modificada en lo que respecta al plazo para su implementación por parte de los Estados miembros mediante la Decisión del Consejo 2020/1109); nuestro objetivo es centrarnos en aquellas preguntas que, como mínimo, debieran ser planteadas y, de resultar aplicables, respondidas por todas las empresas antes de julio de 2021, cuando se espera la entrada en vigor del nuevo régimen de IVA del comercio electrónico:

1. ¿Debería preocuparse la empresa por la nueva normativa del IVA del comercio electrónico?

El nuevo régimen afecta, supuesto se dan determinadas condiciones, a las empresas proveedoras de bienes o servicios a consumidores finales localizados en diferentes estados miembros (ventas a distancia o proveedores de servicios no establecidos en el país de consumo), así como a las plataformas o interfaces electrónicas que realicen ventas B2C, ya sea productos o servicios, o que faciliten su venta a proveedores externos.

Debe destacarse que, el hecho de que estas transacciones no constituyan la única actividad comercial de la empresa no impedirá que se vea afectada por la nueva normativa del IVA del comercio electrónico. Es por ello posible que una empresa se enfrente a un escenario mixto donde, además de aplicar alguno de los nuevos regímenes especiales de IVA de comercio electrónico, también deba cumplir con las obligaciones generales de IVA en uno o varios estados miembros.

En cualquier caso, a modo de referencia, puede concluirse que como regla general:

-       Una empresa que no participe en ninguna de las actividades antes mencionadas quedaría fuera del alcance de la nueva normativa de comercio electrónico.

• Si tal no fuera el caso, sería necesario profundizar en el análisis para poder tener la certeza de que la empresa se verá afectada por la nueva normativa, ya que ello dependerá de diversas circunstancias, debiendo tomar en consideración aspectos adicionales antes de poder concluir acerca de las implicaciones de dicha normativa para la empresa, tales como:

• ¿Tiene la empresa su propio portal de comercio electrónico?

• ¿Cuál es el volumen de ventas B2C en cada uno de los estados miembros implicados (teniendo en cuenta que los antiguos umbrales que obligaban a aplicar el IVA local se han unificado y reducido a 10.000 euros)?

• ¿La empresa participa directa o indirectamente en el transporte de los bienes vendidos?

• ¿Los bienes que se comercializan son suministrados por proveedores externos que no están establecidos en la UE? ¿Si los envíos son inferiores a 150 euros, se importan en un estado miembro que no sea el país de destino de los bienes al consumidor final?

• ¿Para transacciones B2B, es política de la empresa el solicitar a sus a sus clientes el número de IVA y el verificar su validez en la base de datos de VIES?

En cualquier caso, es obvio que, en determinados escenarios, resultará preceptivo llevar a cabo un análisis en profundidad la nueva normativa de comercio electrónico, como sería el caso de:

• Empresas que ya realizan ventas a distancia y han tenido que registrarse en diferentes estados miembros.

• Empresas que operan su propia tienda web , con independencia de que los suministros B2C llevados a cabo se refieran a productos con origen en la UE o de fuera de ella.

2. ¿Cuáles son las consecuencias para la empresa del nuevo régimen de IVA para el comercio electrónico?

En caso de que, tras la anterior fase de evaluación, la empresa llegue a la conclusión de que entra en el ámbito de aplicación de la nueva normativa de comercio electrónico, el siguiente paso es determinar claramente cuáles son las consecuencias para su operativa en lo que a IVA se refiere.

En esta segunda etapa será necesario el trabajo conjunto del departamento financiero y el departamento de impuestos de la compañía, en caso de existir, así como los asesores fiscales externos. Dada la especialidad del tema y las implicaciones globales que pueden resultar de los cambios derivados de la nueva normativa, no debe descartarse el que la empresa pueda recurrir a la colaboración puntual de una red internacional o despacho especializado en materia de IVA,.

Esta tarea requiere un análisis en profundidad, desde el punto de vista del IVA, para poder determinar:

• Situación actual: Recapitulación de cuál es el tratamiento del IVA según la normativa vigente para cada uno de los flujos de negocio de la empresa y cuáles son los elementos fácticos clave que determinan dicho tratamiento.

• Situación con la nueva normativa: Cuál será el tratamiento del IVA bajo la nueva normativa de comercio electrónico para cada uno de los flujos de negocio de la empresa, teniendo en cuenta los elementos fácticos clave que determinan dicho tratamiento.

Además de considerar cuáles son las implicaciones de la nueva normativa, la empresa deberá decidir acerca de la posibilidad y oportunidad de optar por alguno de los regímenes de ventanilla única contemplados en la misma.

3. ¿Está preparado el software contable y procedimientos administrativos internos de la compañía para hacer frente a los cambios que se producirán es sus obligaciones de IVA bajo el nuevo marco del comercio electrónico?

El siguiente paso, una vez identificadas las implicaciones de IVA para la empresa, debe ser concluir sobre su capacidad para actualizar y recuperar los datos que se requieren para cumplir con las obligaciones del citado impuesto derivadas de la nueva normativa del comercio electrónico.

Al igual que ocurre con la etapa anterior, esta tarea requiere de un análisis en profundidad, que esta vez debe hacerse desde el punto de vista de la suficiencia de la información y la tecnología de reporte disponibles, al objeto de poder determinar:

• Situación actual: Cuál es la forma en que se estructuran los datos relevantes que resultan de los flujos de negocio de la empresa y el modo en que los mismos se extraen y reportan de cara a su tratamiento para la gestión de las obligaciones de IVA de la empresa.

• Situación con la nueva normativa: La idoneidad en la que dichos datos se estructuran y tratan para su posterior reporte de cara a la gestión de las obligaciones de IVA de la empresa resultantes de la nueva normativa de comercio electrónico en función de los flujos de negocio existentes o previstos.

De cara a dicha tarea, además de los agentes mencionados anteriormente, se requerirá la plena implicación del departamento de TI de la empresa. Así mismo, no debe descartarse la posibilidad de involucrar a un consultor tercero en dicha área. además del apoyo sugerido de una red o despacho externo especializado en IVA a nivel multinacional.

En esta etapa, la empresa tendrà que decidir acerca de cuestiones tales como la necesidad de introducir cambios en sus procesos internos de TI, la estructura de su base de datos o su tecnología para generación de los reportes necesarios, así como la conveniencia en su caso de recurrir a soluciones externas para la automatización del cumplimiento de las obligaciones de IVA (ya sea un software nativo o una solución integrable).

Igualmente, no debe descartarse que, en determinados casos, la externalización  de las obligaciones de declaración del IVA derivada de la nueva regulación del comercio electrónico, sea externalizada en un consultor externo especializado, bien de forma total o parcial, así como provisional o definitivamente en el tiempo, resulte la solución más eficaz.

Por último, pero no menos importante, queremos concluir destacando que el enfoque que se ha propuesto, no solo está reservado a las grandes organizaciones sino, por el contrario, aplicaría asimismo a todos aquellos supuestos, con independencia del tamaño de la empresa, en la que esta pueda presumir que se verá afectada por la nueva regulación de IVA del comercio electrónico, debiendo en tal caso pasar a formularse las preguntas mencionadas anteriormente y reaccionar en consecuencia.