El denominado “Suministro Inmediato de Información” (SII) es la obligación introducida por la normativa de IVA española a partir de julio de 2017 de enviar telemáticamente, prácticamente en tiempo real (se otorga un plazo de 4 días hábiles), el contenido de los libros registro de IVA a través de la web de la Agencia Tributaria.

Tal obligación constituye un importante reto para aquellas empresas obligadas a cumplir con el SII, es decir:

• Compañías que presentan sus declaraciones de IVA con periodicidad mensual (sociedades con un volumen de negocio superior a 6 millones de euros (“grandes empresas”), sociedades integrantes de grupos de IVA y sociedades que optaron por el régimen de devolución mensual).
• Compañías que se acojan al SII voluntariamente.

En la práctica, la inmediatez de los plazos que supone el SII supone un reto para las compañías afectadas que, en la mayoría de las ocasiones, precisarán de un apoyo externo  cuando menos transitorio, hasta estabilizar el cumplimiento con las obligaciones derivadas del SII.  Ello supondrá, en mayor o menor grado, adoptar todas o alguna de las siguientes opciones:

• Invertir en la automatización de aquellas rutinas y procedimientos de negocio que se requieren para la presentación telemática de sus libros registro que supone el SII, tarea a realizar por parte del departamento interno de IT que, previsiblemente, requerirá el apoyo de profesionales especializados.  Dicha tarea de automatización, a su vez, podrá lograrse por distintas vías, no necesariamente excluyentes, así:
  • Introduciendo mejoras en el propio sistema de información (ERP), a través de:
    • Una mejor parametrización del ERP,
    • El desarrollo de soluciones nativas,
    • La implantación de soluciones bolt-on existentes en el mercado.
  • Acudiendo a soluciones externas no nativas para la automatización de las obligaciones de IVA.
• Acudir al apoyo de profesionales externos que le den soporte de cara al cumplimiento de las obligaciones del SII y resolución de posibles incidencias, pudiendo llegar, en el extremo, a una externalización (“outsourcing”) completa de tales obligaciones.
• Elevar el nivel de automatización de las rutinas requeridas por la gestión de las obligaciones de IVA a nivel global,

En IVA Consulta estamos en disposición de apoyar a la compañía en el proceso de automatización del envío telemático de libros registro de IVA a que vienen obligadas las compañías en el ámbito de aplicación del SII. Para ello, asesoramos en la selección de cuál entendemos sería la mejor opción para automatizar el SII, ayudando en su caso a la parametrización del ERP y el desarrollo de solución nativa o, alternativamente, a seleccionar e implantar la mejor solución externa. A tal efecto, trabajamos en equipo junto con el Departamento IT de la compañía o proveedor externo de servicios informáticos, con un equipo multidisciplinar integrado por un miembro de nuestra firma especialista en imposición indirecta y un integrante de nuestro partner tecnológico, la firma holandesa TYTHO.

Alternativamente, para aquellas compañías que entiendan que la externalización del cumplimiento con las obligaciones del SII es la alternativa que más se adecúa a sus necesidades, ofrecemos nuestro servicio de “outsourcing”, mediante el cual asumimos, con carácter transitorio o permanente, llevar a cabo por cuenta de la compañía la presentación telemática de los libros registros de IVA, así como la solución de errores y la atención a incidencias que con tal motivo pudieran producirse. Nuestro enfoque a este respecto, contempla los siguientes apartados:

• Implantación: En esta primera fase llevaríamos a cabo la recopilación de la información necesaria para establecer de mutuo acuerdo con el cliente los procedimientos de trabajo necesarios para cumplir en plazo con las obligaciones del SII, para ello:
  • A partir de una análisis de la operativa de la compañía dirigido a identificar transacciones tipo, flujos de negocio, rutinas administrativas y nivel de parametrización del sistema de información (ERP), definíamos el modelo de reporte SII a generar por la mediante su ERP con la información necesaria para generar los ficheros de libros registro de IVA (“reportes SII”), a presentar ante la Agencia Tributaria.
  • Se asignarían los responsables del trabajo, tanto a nivel de compañía como de IVA Consulta, así como sus respectivas rutinas y periodicidad de las mismas, de cara a la generación de los reportes SII, procediendo a su correspondiente parametrización en nuestra aplicación PlatformVAT.
• Cumplimiento de las obligaciones del SII: Presentación por vía telemática de los libros registro de IVA por cuenta de la compañía, sobre la base de los datos de los correspondientes “reportes SII” proporcionados por la misma, así como resolución de los errores e incidencias surgidos con motivo de la presentación.
• Conciliación: Mensualmente procederíamos a la conciliación de los datos correspondientes a los libros registros de IVA presentados telemáticamente a la Agencia Tributaria y:
  • Los datos acumulados para el mismo periodo resultantes de los “reportes SII”.
  • Los datos declarados a efectos de la declaración mensual de IVA y, en su caso, declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
• Seguimiento: Asimismo haríamos un seguimiento mensual de las incidencias detectadas con motivo de nuestro trabajo y de las posibilidades de mejora en los procedimientos seguidos para la obtención de los datos a partir del ERP y en el nivel de automatización de las obligaciones del SII.

En aras de lograr un mejor seguimiento de tareas, control de los plazos y manejo de la información, nuestro servicio de “outsourcing” se presta mediante el uso de nuestra, ya mencionada, aplicación en línea de trabajo colaborativo “PlatformVAT”.